Стратегия и тактика закупок зависят от индустрии, в которой работает предприятие. Главное, что необходимо учитывать при организации закупочной деятельности - это качество товара, плечо и срок поставки, стоимость и срок годности закупаемого сырья.
Самые частые ошибки при организации закупок
Закупки могут быть разделены на три категории: регулярные, срочные и авральные. Как правило, специалисты по закупкам фокусируются только на одной метрике - своевременности выполнения заказов. Такой подход является, по сути, узким взглядом на процесс закупочной деятельности, поскольку игнорируются другие аспекты функциональной деятельности. В результате, как правило, возникает перманентный процесс авральных закупок, потому что заказы множатся, заказы - срочные, т.к. нет системного планирования потребления, слабая автоматизация бизнес-процессов, не используется управление по категориям закупки, либо нет баланса в структуре отдела закупки. Авральные закупки могут быть, просто их количество должно быть минимальным. Если в цифрах, то не более одного процента от общего количества закупок (заказов). Поэтому явным маркером неэффективной закупочной организации является процент авральных закупок, который временами переваливает и за 50%. Чтобы системно улучшать данный параметр компаниям рекомендую развивать контур планирования потребности (производства), нормировать и контролировать расход сырья и т.д.
Основополагающие элементы закупочной деятельности
Итак, для того, чтобы эффективно управлять закупками, несомненно, нужен пул одобренных и проверенных поставщиков. Однако, рассуждая о сути закупочной деятельности, считаю весьма уместным говорить о триаде ключевых, наиболее существенных, элементов любой закупки:
Эти три элемента должны быть наилучшими в текущем моменте для покупателя. Когда товар требуемого качества, по конкурентной цене и в наилучший для данной товарной категории срок поставки это значит, что мы эффективно тратим деньги и получаем наилучшую отдачу от вложенного капитала (соотношение цена/качество).
Как организовать закупку на 1 миллиард рублей?
Первое, что необходимо сделать - произвести настройку самого отдела. Это значит распределить между сотрудниками равномерно, либо по компетенциям всю закупаемую продукцию по категориям и, соответственно, назначить ответственных за каждую категорию. Это возможно сделать с различным уровнем детализации в зависимости от потребности. Для закупок на 1 миллиард рублей, чтобы эффективно управлять процессом, необходимы 5-6 квалифицированных специалистов.
Плюс потребуется автоматизация закупочной деятельности. Тем самым специалист по закупкам получает больше времени и возможности проводить конкурентные процедуры и отбирать наилучшие предложения. Ведь если этого нет, то количество транзакций становится критическим фактором для успешной деятельности. Помним, что отделу закупок еще надо будет их “переварить”, то есть затратить время на это. Поэтому важно помочь службе закупок автоматизировать рутинную работу, не приносящую большой ценности. Тем самым дать возможность специалистам фокусироваться на снижении затрат, на улучшении условий оплаты, на поиске новых альтернативных ресурсов поставки, на работе с поставщиками в контексте страховых и консигнационных складов для хранения, то есть создавать среду для постоянного развития профессиональных навыков и компетенций команды отдела закупок.
Один из элементов закупочной организации мирового класса - это многоаспектный фокус в работе. Своевременность поставки, фокус на качестве сырья, снижение затрат на закупку, улучшение условий оплаты, контроль уровня запасов сырья, снижение количества ошибок в первичной документации на закупку. Вот шесть ключевых аспектов закупочной деятельности, которые, обычно, в профессиональных закупочных организациях (службах) конвертируются в соответствующие целевые показатели (метрики), с помощью которых следует направлять команду специалистов по закупкам и контролировать соответствие результатов ее деятельности целям и задачам Компании.
Метрики закупочной деятельности
Все вышеизложенное многократно проверено на собственном опыте. Однако, применение всех этих инструментов не гарантирует беспроблемное ведение закупочной деятельности. Но, как показывает наша практика, по большей части, в стандартном режиме работы все вышеперечисленное позволяет службе (отделу) закупок успешно выполнять тактические задачи и достигать стратегических целей.
Автор: Евгений Зазулин, руководитель коммерческой службы ООО "Виво Маркет"
Самые частые ошибки при организации закупок
Закупки могут быть разделены на три категории: регулярные, срочные и авральные. Как правило, специалисты по закупкам фокусируются только на одной метрике - своевременности выполнения заказов. Такой подход является, по сути, узким взглядом на процесс закупочной деятельности, поскольку игнорируются другие аспекты функциональной деятельности. В результате, как правило, возникает перманентный процесс авральных закупок, потому что заказы множатся, заказы - срочные, т.к. нет системного планирования потребления, слабая автоматизация бизнес-процессов, не используется управление по категориям закупки, либо нет баланса в структуре отдела закупки. Авральные закупки могут быть, просто их количество должно быть минимальным. Если в цифрах, то не более одного процента от общего количества закупок (заказов). Поэтому явным маркером неэффективной закупочной организации является процент авральных закупок, который временами переваливает и за 50%. Чтобы системно улучшать данный параметр компаниям рекомендую развивать контур планирования потребности (производства), нормировать и контролировать расход сырья и т.д.
Основополагающие элементы закупочной деятельности
Итак, для того, чтобы эффективно управлять закупками, несомненно, нужен пул одобренных и проверенных поставщиков. Однако, рассуждая о сути закупочной деятельности, считаю весьма уместным говорить о триаде ключевых, наиболее существенных, элементов любой закупки:
- качество сырья (товара/услуги);
- стоимость владения (цена плюс затраты на доставку, хранение и переработку);
- срок поставки (заказа).
Эти три элемента должны быть наилучшими в текущем моменте для покупателя. Когда товар требуемого качества, по конкурентной цене и в наилучший для данной товарной категории срок поставки это значит, что мы эффективно тратим деньги и получаем наилучшую отдачу от вложенного капитала (соотношение цена/качество).
Как организовать закупку на 1 миллиард рублей?
Первое, что необходимо сделать - произвести настройку самого отдела. Это значит распределить между сотрудниками равномерно, либо по компетенциям всю закупаемую продукцию по категориям и, соответственно, назначить ответственных за каждую категорию. Это возможно сделать с различным уровнем детализации в зависимости от потребности. Для закупок на 1 миллиард рублей, чтобы эффективно управлять процессом, необходимы 5-6 квалифицированных специалистов.
Плюс потребуется автоматизация закупочной деятельности. Тем самым специалист по закупкам получает больше времени и возможности проводить конкурентные процедуры и отбирать наилучшие предложения. Ведь если этого нет, то количество транзакций становится критическим фактором для успешной деятельности. Помним, что отделу закупок еще надо будет их “переварить”, то есть затратить время на это. Поэтому важно помочь службе закупок автоматизировать рутинную работу, не приносящую большой ценности. Тем самым дать возможность специалистам фокусироваться на снижении затрат, на улучшении условий оплаты, на поиске новых альтернативных ресурсов поставки, на работе с поставщиками в контексте страховых и консигнационных складов для хранения, то есть создавать среду для постоянного развития профессиональных навыков и компетенций команды отдела закупок.
Один из элементов закупочной организации мирового класса - это многоаспектный фокус в работе. Своевременность поставки, фокус на качестве сырья, снижение затрат на закупку, улучшение условий оплаты, контроль уровня запасов сырья, снижение количества ошибок в первичной документации на закупку. Вот шесть ключевых аспектов закупочной деятельности, которые, обычно, в профессиональных закупочных организациях (службах) конвертируются в соответствующие целевые показатели (метрики), с помощью которых следует направлять команду специалистов по закупкам и контролировать соответствие результатов ее деятельности целям и задачам Компании.
Метрики закупочной деятельности
- Качество (допустимость дефектов следует оцифровать)
- Снижение затрат (должна быть цель по снижению затрат в деньгах, либо в процентах от оборота)
- Своевременность выполнения заказов (в нашей организации мы ставим цель 100 процентов заявок выполнять в полном объеме, не даем себе возможности для маневра, потому что говорим о социальном питании).
Все вышеизложенное многократно проверено на собственном опыте. Однако, применение всех этих инструментов не гарантирует беспроблемное ведение закупочной деятельности. Но, как показывает наша практика, по большей части, в стандартном режиме работы все вышеперечисленное позволяет службе (отделу) закупок успешно выполнять тактические задачи и достигать стратегических целей.
Автор: Евгений Зазулин, руководитель коммерческой службы ООО "Виво Маркет"